Votre nouvelle recrue arrive dans quelques jours. Comment l’accueillir ?
L’intégration est peut-être le moment le plus important de la vie de vos salariés au sein de votre entreprise. Réussie, elle leur permet de ne pas être perdu à leur arrivée, de renforcer leur sentiment d’appartenance et de limiter les risques de désengagement. En France, aujourd’hui, un onboarding raté coûte à l’entreprise entre 100% et 300% du salaire de l’employé·e si l’on cumule les coûts directs et indirects ; soit en moyenne 7 000€.
Si vous vous intéressez à l’expérience collaborateur, vous aurez probablement l’occasion d’entendre ce terme, alors petit rappel : l’intégration est aussi appelée « onboarding », qui se traduit littéralement par « embarquement ».
L’intégration commence avant le premier jour en entreprise
C’est ce que l’on appelle la phase de pré-onboarding. Avant l’arrivée de la nouvelle personne, vous devez vous assurer qu’elle dispose bien de tout le matériel nécessaire à l’accomplissement de ses missions (badge d’entrée, ordinateur, téléphone professionnel, licences pour utiliser les logiciels ou identifiants informatiques par exemple).
Autre étape importante : pensez à lui envoyer, quelques jours avant son arrivée, un e-mail avec toutes les informations pratiques lui indiquant comment se rendre sur place et une idée de la première journée qui l’attend. Pour aller plus loin, vous pouvez même lui envoyer votre livret d’accueil en pièce jointe.
Enfin, n’oubliez pas d’informer vos collaborateurs de l’arrivée du nouveau ou de la nouvelle salarié·e afin qu’ils puissent lui réserver le meilleur accueil ! 🙌
Comment doit se dérouler le premier jour en entreprise ?
En matière d’intégration, il n’y a pas de règle. Vous avez néanmoins quelques principes à suivre. La ou les journées d’intégration doivent permettre à la nouvelle recrue de découvrir votre entreprise, de trouver sa place au sein de vos équipes et d’être formée selon ses besoins. Nous vous conseillons donc de commencer par établir un planning prévoyant des moments qui répondent à ces objectifs.
Il est important de prévoir un évènement informel avec les autres salariés pour faciliter les présentations. Petit-déjeuner, déjeuner, afterwork ou team-building : à vous de choisir ce qui vous parait le plus adapté. À cette occasion, le nouveau ou la nouvelle pourra se présenter, rencontrer son équipe, les autres services avec lesquels il ou elle sera en relation et, si possible, les autres membres de votre entreprise.
Les premiers jours sont aussi l’occasion de lui faire découvrir vos locaux, vos métiers et vos enjeux. Ils doivent s’accompagner d’un rappel de ses missions, de leur importance et de ses objectifs pour susciter un sentiment d’engagement envers votre structure.
Si besoin vous pouvez désigner un parrain ou une marraine qui aura pour mission d’accompagner la nouvelle personne tout au long du processus d’onboarding.
Faut-il prévoir un welcome pack ?
Il est courant de créer un kit de bienvenue pour les nouveaux arrivants. Dans celui-ci peuvent se trouver :
• le livret d’accueil
• les éventuels documents RH à lire et signer
• des goodies à l’effigie de votre entreprise (sweat-shirt, t-shirt, stylo, mug, gourde, tote bag par exemple…)
• une sélection de vos produits phares
• une carte cadeau chez l’un de vos partenaires
Les possibilités sont nombreuses ! À vous de personnaliser votre welcome pack à votre image, de manière cohérente avec vos valeurs et selon le budget que vous souhaitez y consacrer.
Faut-il prévoir un processus d’intégration pour les salariés en intérim ?
Si la mise en place d’un processus d’intégration paraît évidente pour les salariés en CDI, la question peut se poser pour les intérimaires et les CDD. En effet, ils sont amenés à changer plus régulièrement d’entreprise et peuvent, par conséquent, avoir plus de difficultés à développer un sentiment d’appartenance.
Nous vous recommandons néanmoins de ne pas négliger leur accueil. Vous pouvez alléger le processus d’intégration défini pour les salariés en CDI et n’en garder que l’essentiel pour leur permettre d’être rapidement opérationnel et à l’aise au sein de leur équipe.
Cette démarche ne peut qu’apporter du positif ; à l’instant T, mais aussi à long terme. En effet, les intérimaires peuvent aussi être des ambassadeurs de votre entreprise. N’oubliez pas non plus qu’ils sont susceptibles de revenir lors de futures missions 😉
Le processus d’onboarding ne dure pas que le temps d’une journée !
Dans tous les cas, que vous accueilliez une nouvelle personne dans votre entreprise en CDI, CDD, intérim, stage ou alternance, la bienveillance et le suivi sont de mise. Pensez à organiser des points réguliers afin de recueillir ses impressions, de répondre à ses questions et d’écouter ses éventuelles remarques. Ceux-ci vous permettront de clarifier certains points, de tisser des liens et d’améliorer votre processus d’intégration.
Si vous faites appel à la BWO, sachez que notre agence participe aussi à l’intégration de vos nouvelles recrues. Nous appelons nos candidats placés pour valider leur bonne prise de fonction et leur bien-être en début et, pour les contrats à durée déterminée (CDD, intérim), en fin de mission.
Et vous que mettez vous en place pour assurer une intégration réussie à vos nouveaux collaborateurs ?
